بهره وری

مقدمه

برخی از افراد یا سازمان‌ها با وجود منابع مختلف به نتیجه دلخواه نمی‌رسند و به عبارتی بهره‌وری ندارند. بهره وری یکی از مهمترین موضوعات در مدیریت و اقتصاد است. بهره وری به معنای استفاده بهینه از منابع در تولید و خدمات است و در نتیجه به ویژه برای شرکت ها و سازمان ها، اهمیت بسیاری دارد.

ابتدا باید به این نکته اشاره کنیم که بهره‌وری در هر صنعتی، می‌تواند به معنای متفاوتی باشد. به عبارت دیگر، در هر صنعت، بهره‌وری برای هدفی خاص مورد نیاز است. بهره‌وری می‌تواند به معنای کاهش هزینه‌های تولید، افزایش کیفیت محصول، کاهش زمان تولید، افزایش سهم بازار و... باشد.

بهره وری چیست؟

بهره وری به معنای استفاده بهینه از منابع در تولید و خدمات است. بهره وری با مقایسه ورودی ها (مانند نیروی کار، مواد اولیه و سرمایه) با خروجی ها (مانند محصولات و خدمات) اندازه گیری می شود. به طور کلی، بهره وری بالاتر به معنای استفاده بهینه تر از منابع و تولید بیشتر با کمترین هزینه است. بهره وری یکی از عوامل مهم در رشد و پیشرفت هر صنعت و سازمان است و در نتیجه برای شرکت ها و سازمان ها، اهمیت بسیاری دارد.

اثرگذاری (effectiveness)

اثرگذاری را می‌توان با کیفیت کار تعریف کرد. زمانی که کارها به شکل صحیح انجام شوند و سازمان را در مسیر رسیدن به اهداف قرار دهند، یعنی سازمان اثرگذاری مطلوبی داشته است. به عنوان مثال تصور کنید در یک کارخانه با خرید یک دستگاه جدید می‌توان در یک دقیقه به جای صد محصول، پانصد محصول تولید کرد. پس خرید این دستگاه اثرگذاری سازمان را افزایش می‌دهد و یک کار درست است.

کارایی (efficiency)

کارایی در تعریف بهره وری درباره کمیت کارها صحبت می‌کند. کارایی بالا یعنی کار درست را با صرف کم‌ترین میزان منابع انجام دهیم. البته این صرفه جویی در منابع و هزینه‌ها باید به گونه‌ای باشد که با اثرگذاری سازمان آسیبی نرساند. یعنی کیفیت کار نهایی را پایین نیاورد.

با توجه به مفهوم اثرگذاری و کارایی اکنون می‌توانیم با یک فرمول ساده به سوال فرمول بهره وری چیست، پاسخ دهیم.

کارایی × اثر گذاری = بهره وری

هدف از بهره وری

هدف اصلی از بهره وری در سازمان ها و صنایع، افزایش تولید و کاهش هزینه ها است. با بهره وری، سازمان ها و صنایع قادر خواهند بود فرآیندهای تولید را بهبود بخشید، مواد اولیه، انرژی و منابع دیگر را بهینه‌سازی کنند، کارایی و کیفیت محصولات خود را افزایش دهند و در نتیجه، به سودآوری بیشتری دست یابند. علاوه بر این، بهره وری می‌تواند به حفظ محیط زیست کمک کند. با بهینه سازی فرآیندهای تولید و مصرف منابع، صنایع می‌توانند کمترین تأثیر را بر محیط زیست داشته باشند و حتی در برخی موارد، به ایجاد روش‌های پایدار تولید و مصرف منابع کمک کنند.

در کل، بهره وری باعث می‌شود که سازمان‌ها و صنایع در مسیر پیشرفت و توسعه قرار گیرند و بتوانند با رقابت کردن در بازار، جایگاه بهتری برای خود ایجاد کنند.

مزیت های استفاده از بهره وری

1. افزایش سودآوری: با بهره وری بیشتر، سازمان ها می توانند با کمترین هزینه ها، بیشترین تولید را داشته باشند و در نتیجه، سودآوری آنها بیشتر خواهد شد.
2. موفقیت در رقابت بین برندهای موجود در بازار: با بهبود بهره وری، سازمان ها می توانند در برابر رقبا عملکرد بهتری داشته باشند و در بازار بیشترین سهم را به دست آورند.
3. کاهش هزینه ها: با بهره وری بیشتر، هزینه های سازمان کاهش می یابد زیرا کمترین هزینه برای تولید بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد.
4. بهبود عملکرد: بهره وری بهبود عملکرد سازمان را به همراه دارد. با بهبود فرآیندها و بهره برداری بهینه از منابع، کارآیی سازمان افزایش می یابد.
5. حفاظت از محیط زیست: با کاهش مصرف انرژی و منابع طبیعی، بهره وری می تواند به حفاظت از محیط زیست کمک کند و همچنین، هزینه های مربوط به محیط زیستی را کاهش دهد.
6. ارتقای سطح فناوری: بهره وری می تواند به ارتقای سطح فناوری و تحقیق و توسعه در سازمان ها کمک کند.
7. بهبود شرایط کاری: با بهره وری بیشتر، کیفیت محصولات و خدمات بهبود پیدا می کند و در نتیجه، شرایط کاری نیز بهبود می یابد.

انواع شاخص های سنجش بهره وری چیست؟

1. بازگشت سرمایه: گاهی اوقات نرخ بازگشت سرمایه نشان می‌دهد بهره‌وری کنونی سازمان روند نزولی داشته است، اما زمانی که این نرخ را در بلند مدت بررسی می‌کنیم، متوجه می‌شویم که بهره وری هم روند صعودی داشته.
2. بهره وری فرایندها: برای سنجش این مفهوم در فرایندها باید میزان کارایی و اثربخشی هر فرایند موجود در کسب و کار را بررسی کرد.
3. بهره وری در عملکرد: معمولا اکثر منابع و هزینه‌های سازمان برای عملکرد آن صرف می‌شود، به همین دلیل باید بهینه باشد تا بهره وری در سازمان افزایش پیدا کند.
4. بهره وری زیست محیطی: این شاخص تأثیری که یک واحد صنعتی روی محیط زیست دارد را بررسی می‌کند.
5. بهره وری انرژی: در این شاخص میزان انرژی که در فرایندهای یک کسب و کار صرف می‌شود، مورد بررسی قرار می‌گیرد. کاهش مصرف انرژی به معنی کاهش هزینه است و نتایجی چون افزایش بهره وری زیست محیطی را نیز به دنبال دارد.
6. بهره وری منابع انسانی: مدیران برای سنجش میزان بهره وری سازمانشان باید بسنجند که کارایی و اثربخشی کارکنان در طول یک روز کاری یا حتی یک ساعت، چقدر است. آن‌ها همچنین باید عوامل اثرگذار روی این موضوع را بررسی کنند.
7. بهره وری مالی: این موضوع به همان تعریف عام اشاره دارد؛ مدیران باید بررسی کنند چه مقدار از درآمد شرکت برای هزینه‌ها صرف می‌شود و نسبت هزینه به خروجی چقدر است.

عوامل موثر در بهره وری

عوامل موثر در بهره وری سازمانی هم می‌توانند درونی باشند و هم بیرونی. برای مدیریت بهتر باید بدانید عوامل درونی و بیرونی موثر بر بهره وری چیست. ممکن است این عوامل برای سازمان‌های مختلف متفاوت باشند. مثلا قیمت ارز برای سازمانی که صادرات یا واردات دارد، یک عامل بیرونی موثر در بهره وری به شمار می‌رود. اما همین موضوع روی بهره وری سازمانی که تمام فعالیت‌هایش (از تأمین مواد اولیه گرفته تا فروش) داخل کشور انجام می‌شود، تأثیر چندانی ندارد.

1. عوامل داخلی

• ابزار و تجهیزات تولید محصولات یا ارائه خدمات.
• میزان مهارت نیروی انسانی و تعهد آن‌ها به سازمان.
• تکنولوژی موجود در سازمان.
• ارتباطات درون سازمانی و میزان هماهنگی کار تیمی در سازمان
• برنامه ریزی و مدیریت صحیح تمام فرایندها.
• نیروی انسانی.

2. عوامل بیرونی

• سیاست.
• تورم.
• فرهنگ.
• ارزش‌های ملی.
• نیاز بازار.
• ارتباطات برون سازمانی.

مراحل اجرای بهره وری

1. تحلیل وضعیت فعلی: این مرحله شامل بررسی وضعیت فعلی سازمان در زمینه بهره وری و شناسایی نقاط ضعف و قوت است. در این مرحله باید از روش‌های مانند تحلیل SWOT و تحلیل فرصت‌ها، تهدیدها، نقاط قوت و ضعف (OTSW) استفاده شود.
2. تعیین اهداف: در این مرحله باید اهداف بهره وری مشخص شوند. اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری و قابل دستیابی باشند.
3. طرح و برنامه‌ریزی: در این مرحله باید برنامه‌ریزی برای بهره وری انجام شود. این برنامه شامل تعیین راه‌حل‌ها، برنامه‌های عملیاتی و تعیین منابع مورد نیاز است.
4. اجرا: در این مرحله باید برنامه‌های مورد نظر اجرا شود. برای اجرای بهره‌وری، باید به مدیریت پروژه، اختصاص منابع، کنترل هزینه‌ها و مدیریت ریسک و خطر توجه شود.
5. ارزیابی و بازخورد: در این مرحله باید عملکرد سازمان در زمینه بهره وری مورد ارزیابی قرار گیرد. ارزیابی شامل اندازه‌گیری پیشرفت در رسیدن به اهداف، ارزیابی کیفیت اجرای برنامه‌ها و تعیین نقاط ضعف و قوت است. با توجه به نتایج ارزیابی، باید برنامه‌ها بهبود یا تغییر داده شوند.
6. پایداری: بهبود بهره وری، یک فرآیند پایدار است و نیاز به تلاش مداوم دارد. در این مرحله باید برنامه‌هایی برای حفظ و بهبود بهره‌وری در آینده تعیین شود و فرآیند بهبود بهره وری به صورت مداوم ادامه یابد.

به طور کلی، اجرای بهره وری در سازمان‌ها و شرکت‌ها نیازمند برنامه‌ریزی، اجرا، ارزیابی و پایداری است. همچنین، مشارکت کارکنان و بهره‌گیری از فناوری‌های نوین نیز می‌تواند به بهبود بهره وری کمک کند.

موانع بهره وری شرکت ها

1. ناتوانی در تصمیم‌گیری: برخی شرکت‌ها در تصمیم‌گیری‌های مهم کند و تردید دارند که می‌تواند بهره وری را کاهش دهد.
2. نبود رویه‌های مناسب: رویه‌های مناسب برای انجام کارها و فرآیندهای مختلف، می‌تواند به بهبود بهره وری کمک کند. در صورت نبود رویه‌های مناسب، انجام کارها به صورت نامنظم و باعث ایجاد تداوم در کار نمی‌شود.
3. نبود استفاده از فناوری‌های نوین: استفاده از فناوری‌های جدید می‌تواند به بهبود بهره وری کمک کند. در صورتی که شرکت‌ها از فناوری‌های جدید استفاده نکنند، بهره وری آن‌ها کاهش خواهد یافت.
4. کاهش انگیزه کارکنان: کاهش انگیزه کارکنان، می‌تواند باعث کاهش بهره وری شود. عدم انگیزه کارکنان می‌تواند به دلیل عدم توانایی در حل مسائل، عدم ارتباطات دوستانه و عدم تقدیر از کارکنان باشد.
5. ناتوانی در مدیریت منابع: مدیریت منابع درست و بهینه، می‌تواند به بهبود بهره وری کمک کند. در صورت ناتوانی در مدیریت منابع، بهره وری کاهش خواهد یافت.
6. مشکلات مالی: مشکلات مالی، می‌توانند باعث کاهش بهره وری شرکت‌ها شوند. این مشکلات مالی می‌توانند به دلیل کاهش درآمد، افزایش هزینه‌ها و تحریم‌های اقتصادی باشند.
7. بی‌توجهی به بازار: بی‌توجهی به بازار و عدم توجه به نیازهای مشتریان، می‌تواند باعث کاهش بهره وری شرکت‌ها شود.
8. فرهنگ سازمانی نامناسب: فرهنگ سازمانی نامناسب، می‌تواند باعث کاهش بهره وری شرکت‌ها شود. فرهنگ سازمانی نامناسب می‌تواند به دلیل عدم شفافیت در تصمیم‌گیری‌ها، عدم اعتماد به کارکنان و سیاست‌های نامناسب باشد.

به طور کلی، موانع مختلفی میتوانند باعث کاهش بهره وری شرکت‌ها شوند. بهترین راه برای مقابله با این موانع، شناسایی آن‌ها و انجام تحلیل دقیق آن‌ها است. سپس با ایجاد راهکارهای مناسب و بهینه، می‌توان بهبود بهره وری شرکت‌ها را دنبال کرد. در این راستا، باید به مدیریت منابع، مدیریت دانش، تحقیقات و توسعه، مدیریت مهارت‌های کارکنان و ایجاد فرهنگ سازمانی مناسب توجه کرد.

راهکارهای افزایش بهره وری در سازمان

آموزش دادن به نیروی کار و سرمایه گذاری روی منابع انسانی

همه ما طبق آنچه در ذهن داریم کارهایمان را انجام می‌دهیم و معمولا به اینکه آیا راه بهتری وجود دارد یا خیر، فکر هم نمی‌کنیم. اما اگر روش جدیدی یاد بگیریم یا به ازای هر خلاقیت، بازخورد مثبتی ببینیم، کم کم عادت می‌کنیم به دنبال روش بهینه برای انجام کارها باشیم.

آموزش مدیران هم به اندازه آموزش سایر نیروی انسانی اهمیت دارد. زمانی که مدیران یک سازمان با چند و چون هدایت کارکنان برای رسیدن به اهداف آشنا هستند و اصول مدیریت کاربردی را می‌دانند، به راحتی می‌توانند بهره وری سازمانشان را افزایش بدهند.

همه چیز را شفاف سازی کنید

آیا می‌دانید یکی از پیش پا افتاده‌ترین موانع افزایش بهره وری چیست؟ اینکه کارمندان دقیقا وظایف خود را نمی‌دانند! به همین دلیل تا زمانی که متوجه شوند دقیقا چه کاری باید انجام دهند و چه نقشی در سازمان دارند، وقت زیادی از دست می‌رود. نوشتن شرح شغل می‌تواند در شفاف سازی وظایف هر پوزیشن شغلی تأثیر گذار باشد.

امکانات سازمان را بروزرسانی کنید

زمانی که کامل متوجه شوید معنی بهره وری چیست، یاد می‌گیرید سازمان شما چه امکانات و منابعی نیاز دارد. منظور از بروزرسانی این نیست که به محض ارائه نسل جدید دستگاه یا تکنولوژی، هزینه زیادی صرف کنید تا این تکنولوژی وارد سازمان شما شود. منظور این است که از امکاناتی استفاده کنید که در زمان و هزینه شما صرفه جویی می‌کنند.

در برون سپاری‌ها دقت کنید

گاهی در سازمان شما هیچ مشکلی برای افزایش بهره وری‌ وجود ندارد. اما مشکل از آن بخش از کارست که برون سپاری کرده‌اید. این کارها به شرکت‌هایی سپرده می‌شود که یا حرفه‌ای نیستند یا زمان زیادی برای انجام آن‌ها صرف می‌کنند. این موضوع نکته‌ای است که اکثر مدیران به آن توجه ندارند. در نتیجه به صورت ناخودآگاه مانعی بر سر راه افزایش بهره وری در سازمان ایجاد می‌کنند.

از جایگزین کردن نترسید

بسیاری از مدیران تحت هر شرایطی به یک کارمند بد، یک سرپرست بد یا هر بخشی که در سازمان ایراد دارد، متعهد می‌مانند. این تعهد، علت‌های مختلفی می‌تواند داشته باشد. مثلا اینکه مدیران از آموزش نیروی جدید هراس دارند یا تصور می‌کنند با اخراج کردن نیروهای بد، انرژی، زمان و هزینه‌ای که تاکنون صرف کرده‌اند به هدر می‌رود.

رعایت استانداردهای معتبر

هر کشوری برای صنایع مختلف، فاکتورهایی را به عنوان استاندارد در نظر گرفته تا مجموعه‌های گوناگون مبنایی برای کیفیت محصولاتشان داشته باشند. برخی از سازمان‌ها هم عواملی را به صورت بین‌المللی در نظر گرفته‌اند که بین صنایع همه کشورها مشترک است؛ یعنی زمانی که محصولی این فاکتورها را داشته باشد، می‌تواند نشان استاندارد مورد نظر را دریافت کند.

یکی از مشهورترین و معتبرترین استانداردهای بین‌المللی، استاندارد ایزو است که سازمان‌های ایرانی با رعایت آن‌ها می‌توانند بررسی کنند سطحشان در بهره وری چیست و باید چه اقداماتی برای بهبود آن انجام بدهند.

ارزیابی عملکرد

زمانی که کارمندان بدانند عملکردشان در بازه‌های زمانی مختلف بررسی می‌شود و بازخورد آن را دریافت می‌کنند، برای ارائه بهترین نسخه خود در محیط کار تلاش می‌کنند. ارزیابی عملکرد فرایندی نسبتا پیچیده در سازمان است که اگر به روش درست انجام نشود، بازدهی خوبی نخواهد داشت. توصیه می‌کنیم مقاله جامعی که در این زمینه نوشته شده را بخوانید تا بتوانید بهترین روش برای ارزیابی عملکرد کارکنانتان در سازمان را انتخاب کنید.

ایجاد سیستم پاداش و تنبیه در سازمان

سیستم پاداش یکی از راه‌های انگیزه دادن به کارکنان است تا برای افزایش کارایی و اثربخشی در سازمان تلاش کنند. در مقابل سیستم تنبیه هم روشی است که احمال کاری کارکنان پیشگیری می‌کند. وجود چنین سیستمی در سازمان کارمندان شما را در مسیر صحیح هدایت می‌کند. به یاد داشته باشید که وجود پاداش یا تنبیه به تنهایی کافی نیست و هر دو باید در کنار هم در سازمان وجود داشته باشند.

بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی

گاهی اوقات در سازمان فرایندهای اضافه‌‌ای وجود دارد که حذف کردن آن‌ها نه تنها هیچ مشکلی ایجاد نمی‌کند، بلکه هزینه‌ها را هم کاهش می‌دهد. هرچقدر سازمان بزرگ‌تر باشد، پیدا کردن این فرایندها سخت‌تر می‌شود و به دقت بیشتری نیاز دارد، اما پیدا کردن آن‌ها باید جزء اولویت‌های مدیران باشد. این کارهای اضافه مثل انگل در سازمان هستند که منابع را صرف می‌کنند، اما نتیجه‌ای ندارند و فقط بهره‌ وری را کاهش می‌دهند.

از ابزارهای مدیریتی استفاده کنید

در دنیای کنونی، مدیریت بدون ابزار ممکن نیست. در حال حاضر نرم‌افزارهای مختلفی برای کمک به مدیریت سازمان‌ها ایجاد شده‌اند، نرم‌افزار CRM‌ (مدیریت کارکنان)، نرم‌افزارهای حسابداری و امور مالی، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و نرم‌افزارهای فرایندهای سازمانی ابزارهایی هستند که می‌توانند به مدیریت بهتر سازمان و افزایش بهره وری آن کمک کنند.

نتیجه

بهره وری در سازمان سودآوری، رشد و پیشرفت آن را مشخص می‌کند. اما زمانی که تمام سازمان‌ها برای افزایش بهره وری و مدیریت آن‌ تلاش کنند، نتیجه پیشرفت کشور و قرار گرفتن در رده‌های بالای جهانی است. این موضوع حتی روی کیفیت زندگی شخصی و اجتماعی مردم هر جامعه هم تأثیر دارد. به همین دلیل است که امروز مدیران باید دقیقا بدانند بهره وری چیست و چگونه باید آن را در سازمان خود افزایش دهند.